Je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en hebt officieel een eigen onderneming. Een mooi moment! Maar na de inschrijving komt er ook veel op je af. Je ontvangt brieven van de Belastingdienst, moet facturen gaan versturen en krijgt te maken met btw en inkomstenbelasting.
Wat moet je als eerste regelen? Met deze financiële stappen leg je direct een goede basis voor je onderneming.
1. Controleer je gegevens van de KvK en Belastingdienst
Na je inschrijving ontvang je direct een KvK-nummer. De KvK geeft je gegevens vervolgens door aan de Belastingdienst. Je hoeft je onderneming dus niet apart bij de Belastingdienst aan te melden.
Wanneer de Belastingdienst jou als ondernemer voor de btw registreert, ontvang je meestal binnen twee weken:
- Een btw-identificatienummer, ook wel btw-id genoemd. Dit nummer gebruik je op je facturen, website en in communicatie met klanten.
- Een omzetbelastingnummer. Dit gebruik je voor contact met de Belastingdienst en voor je btw-aangifte.
Controleer goed of je bedrijfsnaam, adres, activiteiten en startdatum correct zijn geregistreerd. Bewaar ook alle brieven die je ontvangt. Daarin staat onder andere vanaf wanneer en hoe vaak je btw-aangifte moet doen. Lees meer over het btw-nummer bij de KvK.
2. Open een aparte bankrekening
Voor een eenmanszaak is een zakelijke bankrekening wettelijk niet verplicht. Toch is het verstandig om je zakelijke inkomsten en uitgaven vanaf het begin gescheiden te houden van je privébetalingen.
Met een aparte rekening:
- Houd je beter overzicht over je beschikbare geld.
- Kun je betalingen eenvoudiger verwerken.
- Zie je sneller welke klanten nog niet hebben betaald.
- Kost het bijhouden van je administratie minder tijd.
- Voorkom je dat privé-uitgaven per ongeluk als zakelijke kosten worden verwerkt.
Controleer wel de voorwaarden van je bank. Veel banken staan niet toe dat een gewone privérekening structureel voor zakelijke betalingen wordt gebruikt. Meer informatie over een zakelijke rekening.
3. Richt je administratie meteen goed in
Wacht niet tot je eerste btw-aangifte met het inrichten van je boekhouding. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat facturen, bonnetjes of betalingen ontbreken.
Kies een boekhoudprogramma dat past bij jouw onderneming en leg vanaf de eerste dag vast:
- Verkoopfacturen
- Inkoopfacturen en bonnetjes
- Banktransacties
- Zakelijke kilometers
- Zakelijke kosten die je privé hebt betaald
- Privéopnames en privéstortingen
- Contracten en overeenkomsten
De basisgegevens van je administratie moet je in de meeste gevallen zeven jaar bewaren. Digitale facturen bewaar je ook digitaal. Alleen een afdruk opslaan is niet altijd voldoende. Bekijk de bewaarplicht bij de Belastingdienst.
4. Zorg dat je facturen aan de eisen voldoen
Een professionele factuur bevat meer dan alleen een bedrag en een betaalverzoek. Vermeld in ieder geval:
- Je volledige bedrijfsnaam en adres
- De naam en het adres van je klant
- Je KvK-nummer
- Je btw-identificatienummer
- Een uniek en opeenvolgend factuurnummer
- De factuurdatum
- Een duidelijke omschrijving van je product of dienst
- Het bedrag exclusief btw
- Het toegepaste btw-tarief en btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
Controleer vooraf welk btw-tarief voor jouw werkzaamheden geldt. Niet iedere dienst valt automatisch onder 21% btw. Voor sommige activiteiten geldt 9%, 0% of een vrijstelling.
5. Zet btw en inkomstenbelasting apart
Het bedrag dat klanten aan jou betalen, is niet volledig vrij besteedbaar. De btw die je ontvangt, moet je meestal later afdragen aan de Belastingdienst. Zet deze btw daarom direct apart op een spaarrekening.
Reserveer daarnaast een deel van je winst voor:
- Inkomstenbelasting
- Premies volksverzekeringen
- De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet
- Eventuele onverwachte correcties of kosten
Hoeveel je moet reserveren, hangt af van je winst en persoonlijke situatie. Je kunt ook een voorlopige aanslag aanvragen, zodat je de inkomstenbelasting gedurende het jaar alvast in termijnen betaalt. De Belastingdienst adviseert ondernemers om altijd een deel van hun winst voor belastingen te reserveren. Lees meer over belasting reserveren.
6. Onderzoek of de KOR bij je past
Verwacht je maximaal €20.000 omzet per kalenderjaar? Dan kun je mogelijk deelnemen aan de kleineondernemersregeling, de KOR. Je brengt dan geen btw in rekening en doet in principe geen reguliere btw-aangifte.
Daar staat tegenover dat je de btw over zakelijke kosten en investeringen niet kunt terugvragen. De KOR is daarom niet automatisch voordelig. Zeker wanneer je veel kosten maakt, grote investeringen plant of voornamelijk zakelijke klanten hebt, kan de gewone btw-regeling gunstiger zijn. Bekijk de voorwaarden van de KOR.
Begin goed, zodat je later niet hoeft op te ruimen
Een goede financiële administratie geeft je meer dan alleen correcte belastingaangiften. Je ziet hoeveel je verdient, welke klanten nog moeten betalen en hoeveel ruimte je hebt om te investeren.
Wil je jouw administratie vanaf de start goed laten inrichten? NLONDERNEEMT helpt starters met hun boekhouding, btw-aangiften en financieel overzicht. Zo kun jij je richten op het opbouwen van je onderneming, terwijl wij zorgen dat de financiële basis klopt.
Reactie plaatsen
Reacties